CRM à medida com qualificação automática
Cada pedido recebido é lido, pontuado e encaminhado antes de um comercial abrir a caixa de correio.
Sistema de referência: uma necessidade que encontro com frequência, documentada com a arquitetura exata que eu implementaria. Os outros projetos de clientes são apresentados em reunião.
01Problema
Os pedidos chegam pelo formulário do site, pelo e-mail e pelo LinkedIn. Ninguém sabe quais tratar primeiro.
As boas oportunidades esperam dias, as menos boas ocupam tanto tempo como as outras, e o acompanhamento vive numa folha de cálculo que cada um preenche à sua maneira.
02Contexto
- Utilizadores
- Uma equipa comercial de 3 a 10 pessoas e uma direção que quer acompanhar o pipeline.
- Processo atual
- Leitura manual de cada pedido, copiar e colar numa folha de cálculo, seguimentos feitos de memória.
- Restrições
- Manter o e-mail e o CRM existentes, nenhuma reintrodução de dados para os comerciais, uma resposta rápida aos pedidos prioritários.
- Ferramentas em uso
- Formulário do site
- Folha de cálculo
- CRM existente
03Solução
Uma camada de qualificação colocada entre os canais de entrada e o CRM. Cada pedido é normalizado, analisado por um modelo de linguagem segundo critérios definidos com a equipa (orçamento, prazo, adequação) e depois encaminhado com um rascunho de resposta.
O comercial valida. Já não faz a triagem.
Porquê esta abordagem. Substituir o CRM não teria resolvido nada: o problema era a triagem, não a ferramenta de acompanhamento.
04Arquitetura
Entrada
- Formulário O formulário do site envia cada pedido por webhook, no momento em que chega.
- E-mail recebido Os pedidos recebidos por e-mail são captados e passam pelo mesmo circuito.
Automação
- n8n O workflow normaliza o pedido, chama a IA, escreve na base de dados e distribui os resultados.
Dados
- Supabase Fonte de verdade: pedidos, pontuações, motivos e histórico, consultáveis por toda a equipa.
IA
- Claude Analisa o pedido segundo os critérios da equipa, atribui uma pontuação fundamentada e redige um rascunho de resposta.
Saída
- CRM A ficha é criada com a pontuação e o motivo: nenhuma reintrodução de dados.
- Alerta Slack Os pedidos de alta prioridade disparam um alerta imediato para o comercial certo.
Interface
- Vista do pipeline Uma vista simples do pipeline por prioridade, para a equipa e a direção.
05Funcionalidades
- Qualificação por critérios explícitosOrçamento, prazo e adequação são definidos com a equipa, escritos preto no branco e ajustáveis.
- Pontuação e motivo visíveisCada pontuação vem acompanhada da sua justificação: percebe-se porque é que um pedido passa à frente.
- Rascunho de respostaA IA redige, o comercial revê e envia. O humano mantém o controlo.
- Ficha CRM sem reintrodução de dadosA ficha é criada e preenchida automaticamente a partir do pedido original.
- Alerta para os pedidos quentesAs oportunidades prioritárias chegam de imediato ao interlocutor certo.
- Histórico consultávelTodas as decisões de triagem ficam registadas, para ajustar os critérios ao longo do tempo.
06Resultado pretendido
- Nenhum pedido prioritário sem resposta no próprio dia.
- Zero reintrodução de dados entre os canais e o CRM.
- Critérios de qualificação partilhados por toda a equipa.
Como se mede
- Tempo médio até à primeira resposta
- Percentagem de pedidos qualificados sem intervenção
- Taxa de conversão por nível de prioridade
07O que faço
- Workshop sobre os critérios de qualificação
- Conceção do fluxo
- Workflow n8n
- Prompts e salvaguardas de IA
- Modelo de dados Supabase
- Integrações com o CRM e o e-mail
- Entrada em produção e acompanhamento
Experimente.
Uma versão funcional do sistema, com dados de exemplo. Nada é gravado em vídeo: tudo corre no seu navegador.
Pedidos recebidos
- Recebido por webhook
- Análise pelo Claude
- Pontuação de prioridade
- Resposta redigida
- Ficha CRM criada
Escolha um pedido e depois execute o agente.