Lembretes de faturas automatizados
Os lembretes das faturas em atraso partem sozinhos, com o tom certo, e a equipa é avisada.
Sistema de referência: uma necessidade que encontro com frequência, documentada com a arquitetura exata que eu implementaria. Os outros projetos de clientes são apresentados em reunião.
01Problema
Todas as semanas, alguém abre a lista de faturas, identifica os atrasos, procura o contacto certo, escreve um lembrete e atualiza uma folha de cálculo.
É repetitivo, fica esquecido assim que o trabalho aperta, e a tesouraria paga o preço.
02Contexto
- Utilizadores
- Contabilidade, direção e gestores de conta.
- Processo atual
- Exportação a partir do software de faturação, triagem manual, e-mails um a um, acompanhamento numa folha de cálculo.
- Restrições
- Não mudar de software de faturação, um tom adaptado a cada cliente, poder suspender um lembrete a qualquer momento.
- Ferramentas em uso
- Software de faturação
- Folha de cálculo
- Slack
03Solução
Um workflow n8n acionado pelo software de faturação. Filtra os vencimentos ultrapassados, obtém o contexto do cliente no Supabase, pede à IA que redija um lembrete cortês de acordo com o histórico, envia-o e avisa a equipa.
Cada execução fica registada.
Porquê esta abordagem. Automatizar o lembrete, não a relação: os casos sensíveis são sinalizados a um humano em vez de receberem um lembrete.
04Arquitetura
Entrada
- Faturação O software de faturação assinala cada vencimento por webhook, ou através de uma leitura agendada da sua API.
Automação
- n8n · filtros Mantém apenas as faturas em atraso e afasta os clientes marcados como «sensíveis» e os montantes fora das regras.
Dados
- Supabase Contexto do cliente: contacto de faturação, histórico de lembretes, tom a adotar.
IA
- Claude Redige um lembrete adaptado ao histórico e ao nível de atraso, sem nunca inventar montantes.
Saída
- E-mail O lembrete sai do endereço da empresa para o contacto de faturação.
- Slack A equipa é avisada, e os casos sensíveis são-lhe encaminhados em vez de receberem um lembrete.
Interface
- Relatório Um relatório semanal dos valores em dívida e dos lembretes enviados.
05Funcionalidades
- Acionamento automáticoCada vencimento ultrapassado inicia o workflow, sem exportações nem triagem manual.
- Filtros de negócioMontante, antiguidade, cliente sensível: as regras são as da sua empresa.
- Lembrete redigido de acordo com o históricoO tom evolui com o atraso e a relação, nunca um modelo único.
- Escalamento para um humanoAs situações delicadas são encaminhadas para a pessoa certa, em vez de receberem um lembrete.
- Registo de execuçãoCada lembrete fica registado: quem, quando, que conteúdo.
- Relatório dos valores em dívidaUma vista semanal do que continua por pagar e do que já foi lembrado.
06Resultado pretendido
- Nenhum lembrete esquecido.
- Um tempo semanal dedicado aos lembretes próximo de zero.
- Uma visão clara dos valores em dívida.
Como se mede
- Lembretes enviados sem intervenção
- Prazo médio de pagamento
- Tempo gasto todas as semanas com os lembretes
07O que faço
- Mapeamento do processo atual
- Conceção do workflow
- Integração com a API de faturação
- Prompts de IA e regras de segurança
- Notificações
- Entrada em produção e documentação
Experimente.
Uma versão funcional do sistema, com dados de exemplo. Nada é gravado em vídeo: tudo corre no seu navegador.
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