CRM comercial com IA, ligado à produção

01Problema

A equipa comercial da Abraccio Studio, a agência que dirijo em Luanda, fazia prospeção a partir de uma folha de cálculo: um separador para os leads, outro para os scripts, outro para o dashboard. Ninguém sabia a quem fazer seguimento, quando, nem porque é que um contrato se perdia.

A prospeção a frio pedia um método mensurável: encontrar as empresas sem um site que funcione, contactá-las no momento certo e não deixar nada cair entre dois seguimentos.

02Contexto

Utilizadores

Comerciais, responsáveis comerciais, direção, secretariado, recursos humanos e finanças: seis perfis.

Processo atual

Uma folha de cálculo partilhada, mensagens de WhatsApp e seguimentos feitos de memória.

Restrições

Contactos sobretudo por WhatsApp, horários de chamada adaptados a Luanda, montantes em kwanzas, lei angolana de proteção de dados pessoais (Lei 22/11), e uma IA útil que nunca envia nada no lugar de um humano.

Ferramentas em uso

• Folha de cálculo
• WhatsApp
• E-mail
• Google Maps

03Solução

Um CRM à medida que substitui cada separador da folha de cálculo por uma página. O guia integrado mostra para onde foi cada antiga folha.

O método está no software: uma reserva de empresas identificadas no Google Maps e verificadas antes de entrarem, um pipeline em onze etapas com as suas regras, seguimentos a D+3 e D+7 que se agendam sozinhos, e uma pausa automática na prospeção após três dias úteis sem lead qualificado.

A IA intervém em quatro momentos em que o comercial decide, sempre a partir do servidor e sempre em rascunho: qualificar uma lista importada, propor um ângulo de abordagem, preparar uma chamada, redigir a ata da reunião.

Porquê esta abordagem. Um CRM padrão teria obrigado a equipa a adaptar-se à ferramenta. Aqui, a ferramenta aplica o método comercial da agência, com as suas etapas, os seus prazos e as suas restrições locais.

04Arquitetura

05Funcionalidades

• HojeSeguimentos em atraso, reuniões dos próximos três dias, leads adormecidos e os próximos leads a contactar, ordenados por prioridade.
• Pipeline em onze etapasDo lead identificado ao contrato ganho ou perdido, arrastar e largar tanto com o teclado como com o rato, motivo obrigatório para uma perda.
• Abordagem num cliqueMensagem de WhatsApp, e-mail ou chamada preparada a partir do playbook, com uma observação própria da empresa, e um alerta fora das horas recomendadas.
• Seguimentos automáticosCada contacto registado agenda o seguimento a D+3 e depois a D+7.
• A IA prepara, o humano decideQualificação das listas, ângulo de abordagem, preparação de chamadas e ata de reunião, em rascunho.
• AcompanhamentoVolume de negócios face ao objetivo ao ritmo dos dias úteis, pipeline ponderado, conversão por etapa, motivos de perda.
• Disciplina de equipa integradaObjetivo diário, pausa automática na prospeção, reunião de sexta-feira criada automaticamente, classificação mensal.
• Lista «Não abordar»Alimentada automaticamente, em conformidade com a lei angolana de proteção de dados.
• SegurançaSeis perfis, 32 permissões, bloqueio após cinco tentativas falhadas, sessões revogáveis, registo de cada alteração.

06Resultado

• A folha de cálculo comercial é substituída: cada antiga folha tem a sua página.
• Nenhum seguimento esquecido: a cadência agenda-se sozinha.
• Um contrato ganho passa para a produção sem reintrodução de dados.

Como se mede

• Leads qualificados por dia útil e por comercial
• Taxa de passagem entre etapas
• Volume de negócios face ao objetivo

07O que fiz

1. Modelação do processo comercial
2. UX/UI e design
3. Front-end React
4. API Node.js e base SQLite
5. Integração da IA do lado do servidor
6. Permissões, segurança e registo
7. Ligação ao ABRACCIO OS
8. Entrada em produção