Growth Summit Angola, inscriptions et contrôle d'accès

01Problème

Le Growth Summit Angola se tient sur invitation, avec des places limitées, et le Christian Growth Summit a lieu la veille. Chaque demande doit être lue, acceptée ou mise en attente selon les places restantes, et la règle est stricte : qui s’inscrit aux deux perd ses deux places.

Le jour J, l'entrée doit être rapide et fiable, même si le réseau du lieu tombe.

02Contexte

Utilisateurs

L'équipe d'organisation (administrateurs et gestionnaires) et les agents d'accréditation à l'entrée : trois rôles.

Processus existant

Des inscriptions à trier une par une, des listes à recouper entre deux événements, une liste papier à l’entrée.

Contraintes

Places limitées par événement, deux journées, réseau incertain sur le lieu, loi angolaise sur les données personnelles (Lei 22/11), aucun matériel dédié à l'entrée.

Outils en place

• Formulaire public
• E-mail
• WhatsApp
• Tableurs

03Solution

Un backoffice sur mesure branché sur le formulaire public : chaque demande arrive avec sa référence, se valide, se met en liste d'attente ou se refuse, seule ou par lots. Le serveur refuse de dépasser la capacité sans confirmation explicite.

Chaque place validée génère un billet QR, envoyé par une file d'e-mails qui respecte un débit, réessaie et garde une copie exacte de chaque message.

À l'entrée, n'importe quel téléphone devient un scanner. L'appareil garde les billets sous forme d'empreintes SHA-256, jamais les codes eux-mêmes : si le serveur ne répond pas, il décide seul, met l'entrée en file et synchronise plus tard en signalant les conflits.

Pourquoi cette approche. Le point faible d'un événement, c'est la porte. Une entrée qui dépend du wifi du lieu finit en liste papier ; une entrée qui sait travailler seule ne s'arrête pas.

04Architecture

05Fonctionnalités

• Validation selon les placesAccepter, mettre en attente ou refuser, seul ou par lots ; dépasser la capacité demande une confirmation.
• Un billet QR par placeChangement de titulaire, nouveau QR pour invalider un code qui circule, entrée manuelle et annulation.
• Deux événements, une règleScore de qualification, détection des doubles inscriptions par nom ou e-mail, décision tracée et réversible.
• Le téléphone comme scannerAucune application à installer : la caméra lit le QR, l'écran passe au vert ou au rouge, le téléphone vibre.
• Une entrée sans réseauBillets gardés en empreintes, décision locale, synchronisation et conflits signalés au retour du réseau.
• Des e-mails fiablesFile avec débit, nouvelles tentatives, pause, aperçu avant configuration et archive de chaque envoi.
• Données protégéesExport newsletter limité aux personnes qui ont consenti, effacement des données personnelles sur demande.
• Traçabilité35 types d'actions au journal, y compris les connexions échouées et chaque export avec son nombre de lignes.
• Chiffres en directMis à jour toutes les cinq secondes, sans jamais interrompre quelqu'un en pleine saisie.

06Résultat

• Les inscriptions se traitent sans tableur, dans la limite des places de chaque journée.
• Chaque place validée reçoit son billet par e-mail, et chaque envoi est archivé.
• L'entrée continue de fonctionner si le réseau du lieu tombe.

Comment on le mesure

• Délai entre la demande et la décision
• Taux de présence par événement
• Temps de passage à l'entrée

07Ce que j’ai fait

1. Traduction des règles de l'événement en logiciel
2. UX/UI
3. Backoffice en JavaScript natif
4. API Node.js et base SQLite
5. Scanner et mode hors ligne
6. File d'e-mails
7. Sécurité et mise en production