Growth Summit Angola, inscripciones y control de acceso

01Problema

El Growth Summit Angola se celebra por invitación, con plazas limitadas, y el Christian Growth Summit tiene lugar el día anterior. Cada solicitud debe leerse, aceptarse o ponerse en espera según las plazas restantes, y la regla es estricta: quien se inscribe en los dos pierde sus dos plazas.

El día del evento, el acceso debe ser rápido y fiable, aunque se caiga la red del recinto.

02Contexto

Usuarios

El equipo de organización (administradores y gestores) y los agentes de acreditación en la entrada: tres roles.

Proceso actual

Inscripciones que clasificar una a una, listas que cruzar entre dos eventos, una lista en papel en la entrada.

Restricciones

Plazas limitadas por evento, dos jornadas, red incierta en el recinto, ley angoleña de protección de datos personales (Lei 22/11), ningún material específico para el acceso.

Herramientas actuales

• Formulario público
• Correo electrónico
• WhatsApp
• Hojas de cálculo

03Solución

Un back-office a medida conectado al formulario público: cada solicitud llega con su referencia y se valida, se pone en lista de espera o se rechaza, de una en una o por lotes. El servidor se niega a superar el aforo sin una confirmación explícita.

Cada plaza validada genera una entrada con QR, enviada a través de una cola de correos que respeta un ritmo de envío, reintenta y guarda una copia exacta de cada mensaje.

En la entrada, cualquier móvil se convierte en un escáner. El dispositivo guarda las entradas como huellas SHA-256, nunca los códigos en sí: si el servidor no responde, decide solo, pone el acceso en cola y sincroniza más tarde señalando los conflictos.

Por qué este enfoque. El punto débil de un evento es la puerta. Un acceso que depende del wifi del recinto acaba en una lista en papel; un acceso que sabe trabajar solo no se detiene.

04Arquitectura

05Funcionalidades

• Validación según las plazasAceptar, poner en espera o rechazar, de una en una o por lotes; superar el aforo exige una confirmación.
• Una entrada con QR por plazaCambio de titular, nuevo QR para invalidar un código que circula, registro manual del acceso y anulación.
• Dos eventos, una reglaPuntuación de cualificación, detección de inscripciones dobles por nombre o correo, decisión registrada y reversible.
• El móvil como escánerNinguna aplicación que instalar: la cámara lee el QR, la pantalla se pone en verde o en rojo, el móvil vibra.
• Un acceso sin redEntradas guardadas como huellas, decisión local, sincronización y conflictos señalados cuando vuelve la red.
• Correos fiablesCola con ritmo de envío, reintentos, pausa, vista previa antes de configurar y archivo de cada envío.
• Datos protegidosExportación para la newsletter limitada a las personas que han dado su consentimiento, supresión de los datos personales a petición.
• Trazabilidad35 tipos de acciones en el registro, incluidos los inicios de sesión fallidos y cada exportación con su número de filas.
• Cifras en directoActualizadas cada cinco segundos, sin interrumpir nunca a nadie a mitad de escribir.

06Resultado

• Las inscripciones se gestionan sin hojas de cálculo, dentro del límite de plazas de cada jornada.
• Cada plaza validada recibe su entrada por correo, y cada envío queda archivado.
• El acceso sigue funcionando si se cae la red del recinto.

Cómo se mide

• Plazo entre la solicitud y la decisión
• Tasa de asistencia por evento
• Tiempo de paso por la entrada

07Lo que hice

1. Traducción de las reglas del evento a software
2. UX/UI
3. Back-office en JavaScript nativo
4. API Node.js y base SQLite
5. Escáner y modo sin conexión
6. Cola de correos
7. Seguridad y puesta en producción