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Casos de estudio Sistema de referencia

CRM a medida con cualificación automática

Cada solicitud entrante se lee, se puntúa y se enruta antes de que un comercial abra su bandeja de entrada.

Para
Pymes y operaciones, Agencias y consultoras
Servicio
Build + Automate + AI
Pase el cursor o toque un bloque para ver su función en el sistema.

Sistema de referencia: una necesidad con la que me encuentro a menudo, documentada con la arquitectura exacta que pondría en marcha. Los demás trabajos para clientes se presentan en una reunión.

01Problema

Las solicitudes llegan por el formulario de la web, el correo electrónico y LinkedIn. Nadie sabe cuáles atender primero.

Las buenas oportunidades esperan días, las menos buenas consumen tanto tiempo como las demás, y el seguimiento vive en una hoja de cálculo que cada uno rellena a su manera.

02Contexto

Usuarios
Un equipo comercial de 3 a 10 personas y una dirección que quiere seguir el pipeline.
Proceso actual
Lectura manual de cada solicitud, copiar y pegar en una hoja de cálculo, seguimientos de memoria.
Restricciones
Mantener el correo y el CRM actuales, ningún dato que los comerciales tengan que volver a introducir, una respuesta rápida a las solicitudes prioritarias.
Herramientas actuales
  • Formulario de la web
  • Correo electrónico
  • Hoja de cálculo
  • CRM actual

03Solución

Una capa de cualificación situada entre los canales de entrada y el CRM. Cada solicitud se normaliza, la analiza un modelo de lenguaje según criterios definidos con el equipo (presupuesto, plazo, encaje) y se enruta con un borrador de respuesta.

El comercial valida. Ya no clasifica.

Por qué este enfoque. Sustituir el CRM no habría resuelto nada: el problema era la clasificación, no la herramienta de seguimiento.

04Arquitectura

Entrada

  • Formulario El formulario de la web envía cada solicitud por webhook, en el momento en que llega.
  • Correo entrante Las solicitudes recibidas por correo electrónico se capturan y siguen el mismo circuito.

Automatización

  • n8n El workflow normaliza la solicitud, llama a la IA, escribe en la base de datos y distribuye los resultados.

Datos

  • Supabase Fuente de verdad: solicitudes, puntuaciones, motivos e historial, consultables por todo el equipo.

IA

  • Claude Analiza la solicitud según los criterios del equipo, asigna una puntuación justificada y redacta un borrador de respuesta.

Salida

  • CRM La ficha se crea con la puntuación y el motivo: nada que volver a introducir.
  • Alerta Slack Las solicitudes de alta prioridad disparan una alerta inmediata al comercial adecuado.

Interfaz

  • Vista del pipeline Una vista sencilla del pipeline por prioridad, para el equipo y la dirección.

05Funcionalidades

  • Cualificación con criterios explícitosPresupuesto, plazo y encaje se definen con el equipo, se ponen por escrito y se pueden ajustar.
  • Puntuación y motivo visiblesCada puntuación va acompañada de su justificación: se entiende por qué una solicitud pasa delante.
  • Borrador de respuestaLa IA redacta, el comercial revisa y envía. La persona mantiene el control.
  • Ficha CRM sin volver a introducir datosLa ficha se crea y se completa automáticamente a partir de la solicitud original.
  • Alerta sobre las solicitudes calientesLas oportunidades prioritarias aparecen de inmediato, ante el interlocutor adecuado.
  • Historial consultableTodas las decisiones de clasificación quedan registradas, para ajustar los criterios con el tiempo.

06Resultado buscado

  • Ninguna solicitud prioritaria sin respuesta en el mismo día.
  • Ningún dato introducido dos veces entre los canales y el CRM.
  • Criterios de cualificación compartidos por todo el equipo.

Cómo se mide

  • Plazo medio de primera respuesta
  • Proporción de solicitudes cualificadas sin intervención
  • Tasa de conversión por nivel de prioridad

07Lo que hago

  1. Taller sobre los criterios de cualificación
  2. Diseño del flujo
  3. Workflow n8n
  4. Prompts y salvaguardas de la IA
  5. Modelo de datos Supabase
  6. Integraciones con el CRM y el correo
  7. Puesta en producción y seguimiento

Pruébelo.

Una versión funcional del sistema, con datos de ejemplo. Nada está grabado: todo se ejecuta en su navegador.

Agente de cualificación Datos de ejemplo

Solicitudes entrantes

  1. Recibida por webhook
  2. Análisis con Claude
  3. Puntuación de prioridad
  4. Respuesta redactada
  5. Ficha CRM creada

Elija una solicitud y ejecute el agente.

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¿Un sistema como este para su negocio?

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