Recordatorios de facturas automatizados
Los recordatorios de las facturas vencidas salen solos, con el tono adecuado, y el equipo queda avisado.
Sistema de referencia: una necesidad con la que me encuentro a menudo, documentada con la arquitectura exacta que pondría en marcha. Los demás trabajos para clientes se presentan en una reunión.
01Problema
Cada semana, alguien abre la lista de facturas, detecta los retrasos, busca el contacto correcto, escribe un recordatorio y actualiza una hoja de cálculo.
Es repetitivo, se olvida en cuanto aumenta la carga de trabajo, y la tesorería lo paga.
02Contexto
- Usuarios
- Contabilidad, dirección y gestores de cuenta.
- Proceso actual
- Exportación desde el software de facturación, clasificación manual, correos uno a uno, seguimiento en una hoja de cálculo.
- Restricciones
- No cambiar de software de facturación, un tono adaptado a cada cliente, poder suspender un recordatorio en cualquier momento.
- Herramientas actuales
- Software de facturación
- Hoja de cálculo
- Correo electrónico
- Slack
03Solución
Un workflow n8n que se activa desde el software de facturación. Filtra los vencimientos superados, recupera el contexto del cliente en Supabase, pide a la IA que redacte un recordatorio cortés según el historial, lo envía y avisa al equipo.
Cada ejecución queda registrada.
Por qué este enfoque. Automatizar el recordatorio, no la relación: los casos delicados se señalan a una persona en lugar de recibir un recordatorio.
04Arquitectura
Entrada
- Facturación El software de facturación notifica cada vencimiento por webhook, o mediante una lectura programada de su API.
Automatización
- n8n · filtros Solo conserva las facturas vencidas y descarta los clientes marcados como «sensibles» y los importes fuera de las reglas.
Datos
- Supabase Contexto del cliente: contacto de facturación, historial de recordatorios, tono que conviene usar.
IA
- Claude Redacta un recordatorio adaptado al historial y al nivel de retraso, sin inventar nunca un importe.
Salida
- Correo El recordatorio sale desde la dirección de la empresa, hacia el contacto de facturación.
- Slack El equipo queda avisado, y los casos delicados se le remiten en lugar de recibir un recordatorio.
Interfaz
- Informe Un informe semanal de los importes pendientes y de los recordatorios enviados.
05Funcionalidades
- Activación automáticaCada vencimiento superado lanza el workflow, sin exportaciones ni clasificación manual.
- Filtros de negocioImporte, antigüedad, cliente sensible: las reglas son las de su empresa.
- Recordatorio redactado según el historialEl tono evoluciona con el retraso y la relación, nunca una plantilla única.
- Escalado a una personaLas situaciones delicadas se remiten a la persona adecuada, sin enviar recordatorio.
- Registro de ejecucionesCada recordatorio queda registrado: quién, cuándo, qué contenido.
- Informe de pendientes de cobroUna vista semanal de lo que queda por cobrar y de lo que se ha reclamado.
06Resultado buscado
- Ningún recordatorio olvidado.
- Un tiempo semanal dedicado a los recordatorios cercano a cero.
- Una visión clara de los pendientes de cobro.
Cómo se mide
- Recordatorios enviados sin intervención
- Plazo medio de pago
- Tiempo dedicado cada semana a los recordatorios
07Lo que hago
- Mapa del proceso actual
- Diseño del workflow
- Integración con la API de facturación
- Prompts de IA y reglas de seguridad
- Notificaciones
- Puesta en producción y documentación
Pruébelo.
Una versión funcional del sistema, con datos de ejemplo. Nada está grabado: todo se ejecuta en su navegador.
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