CRM comercial con IA, conectado a la producción

01Problema

El equipo comercial de Abraccio Studio, la agencia que dirijo en Luanda, prospectaba desde una hoja de cálculo: una pestaña para los leads, otra para los guiones, otra para el dashboard. Nadie sabía a quién hacer seguimiento, cuándo, ni por qué se perdía un contrato.

La prospección en frío necesitaba un método medible: encontrar las empresas sin un sitio que funcione, contactarlas en el momento adecuado y que nada se pierda entre dos seguimientos.

02Contexto

Usuarios

Comerciales, responsables comerciales, dirección, secretaría, recursos humanos y finanzas: seis perfiles.

Proceso actual

Una hoja de cálculo compartida, mensajes de WhatsApp y seguimientos de memoria.

Restricciones

Contactos sobre todo por WhatsApp, horarios de llamada adaptados a Luanda, importes en kwanzas, ley angoleña de protección de datos personales (Lei 22/11) y una IA útil que nunca envía nada en lugar de una persona.

Herramientas actuales

• Hoja de cálculo
• WhatsApp
• Correo electrónico
• Google Maps

03Solución

Un CRM a medida que sustituye cada pestaña de la hoja de cálculo por una página. La guía integrada muestra adónde ha ido a parar cada hoja antigua.

El método está en el software: una reserva de empresas localizadas en Google Maps y verificadas antes de entrar, un pipeline en once etapas con sus reglas, seguimientos el día 3 y el día 7 que se programan solos, y una pausa automática de la prospección tras tres días laborables sin un lead cualificado.

La IA interviene en cuatro momentos en los que decide el comercial, siempre desde el servidor y siempre como borrador: cualificar una lista importada, proponer un enfoque de contacto, preparar una llamada, redactar el resumen de la reunión.

Por qué este enfoque. Un CRM estándar habría obligado al equipo a adaptarse a la herramienta. Aquí, la herramienta aplica el método comercial de la agencia, con sus etapas, sus plazos y sus condicionantes locales.

04Arquitectura

05Funcionalidades

• HoySeguimientos atrasados, reuniones de los próximos tres días, leads dormidos y los próximos leads que contactar, ordenados por prioridad.
• Pipeline en once etapasDel lead localizado al contrato ganado o perdido, arrastrar y soltar con el teclado o con el ratón, motivo obligatorio en caso de pérdida.
• Contacto en un clicMensaje de WhatsApp, correo o llamada preparados desde el playbook, con una observación propia de la empresa, y un aviso fuera del horario recomendado.
• Seguimientos automáticosCada contacto registrado programa el seguimiento del día 3 y después el del día 7.
• La IA prepara, la persona decideCualificación de listas, enfoque de contacto, preparación de llamadas y resumen de reuniones, como borrador.
• Seguimiento de resultadosFacturación frente al objetivo al ritmo de los días laborables, pipeline ponderado, conversión por etapa, motivos de pérdida.
• Disciplina de equipo integradaObjetivo diario, pausa automática de la prospección, reunión del viernes que se crea sola, clasificación mensual.
• Lista «No contactar»Se alimenta automáticamente, conforme a la ley angoleña de protección de datos.
• SeguridadSeis perfiles, 32 permisos, bloqueo tras cinco intentos fallidos, sesiones revocables, registro de cada modificación.

06Resultado

• La hoja de cálculo comercial queda sustituida: cada hoja antigua tiene su página.
• Se acabaron los seguimientos olvidados: la cadencia se programa sola.
• Un contrato ganado pasa a producción sin volver a introducir datos.

Cómo se mide

• Leads cualificados por día laborable y por comercial
• Tasa de paso entre etapas
• Facturación frente al objetivo

07Lo que hice

1. Modelado del proceso comercial
2. UX/UI y diseño
3. Frontend React
4. API Node.js y base SQLite
5. Integración de la IA en el servidor
6. Permisos, seguridad y registro
7. Conexión con ABRACCIO OS
8. Puesta en producción