Back-office de operações à medida
A ferramenta interna que segue o seu processo real, em vez de o obrigar a adaptar-se ao de um software padrão.
Sistema de referência: uma necessidade que encontro com frequência, documentada com a arquitetura exata que eu implementaria. Os outros projetos de clientes são apresentados em reunião.
01Problema
A equipa gere intervenções, processos ou encomendas entre várias folhas de cálculo e um software padrão que não se ajusta.
Estados contornados, campos usados para outros fins, informação reintroduzida: o software tornou-se um obstáculo.
02Contexto
- Utilizadores
- Equipa de terreno, gestores, direção.
- Processo atual
- Uma folha de cálculo central, um software padrão meio utilizado, mensagens para tapar os buracos.
- Restrições
- Uma adoção imediata, utilização no telemóvel no terreno, permissões diferentes consoante o perfil.
- Ferramentas em uso
- Folhas de cálculo
- Software padrão
03Solução
Um back-office construído em torno dos objetos e dos estados reais da equipa, com uma vista de terreno no telemóvel, uma vista de gestor para planear e automações acionadas pelas mudanças de estado.
Porquê esta abordagem. Quando o processo é o que diferencia a empresa, é a ferramenta que se deve adaptar, não a equipa.
04Arquitetura
Interface
- Vista de terreno No telemóvel: a lista do dia, um estado num gesto, fotografias e notas.
- Vista de gestor Planeamento, atribuição, acompanhamento dos atrasos.
Dados
- Supabase Objetos, estados e perfis decalcados do processo real, com histórico.
Automação
- n8n A cada mudança de estado: notificação, tarefa seguinte, atualização dos sistemas ligados.
Saída
- Notificações A mensagem certa, para a pessoa certa, no momento certo.
- Contabilidade Exportação ou sincronização para a ferramenta de contabilidade.
05Funcionalidades
- Objetos e estados à medidaAs palavras, as etapas e as regras da equipa, não as de um fornecedor de software.
- Vista de terreno no telemóvelPensada para ser usada de pé, em dois gestos.
- Vista de gestorPlanear, atribuir, detetar bloqueios.
- Permissões por perfilCada um vê e altera o que lhe diz respeito.
- Automações por mudança de estadoA etapa seguinte do processo arranca sozinha.
- Histórico completoQuem fez o quê e quando: rastreabilidade sem esforço.
06Resultado pretendido
- O fim das folhas de cálculo paralelas.
- Estados sempre atualizados.
- Uma adoção real pela equipa de terreno.
Como se mede
- Número de ferramentas substituídas
- Tempo por etapa do processo
- Taxa de utilização no terreno
07O que faço
- Workshops sobre o processo real
- Modelo de dados
- UX de terreno e de gestor
- Desenvolvimento
- Automações
- Implementação e acompanhamento