Quase tudo o que se repete de forma idêntica pode passar para um workflow. A boa pergunta não é o que se pode automatizar, mas o que merece sê-lo.
Começar pelo que se repete
O melhor ponto de partida não é uma ferramenta, é uma semana de trabalho. Veja o que volta sempre: a introdução de dados, os lembretes, copiar e colar entre dois programas, os controlos feitos à mão. Se uma pessoa aplica sempre a mesma regra, sem ter de pensar, essa tarefa pode funcionar sozinha.
Pelo contrário, uma tarefa rara ou sempre diferente presta-se mal à automação: o tempo para a construir ultrapassa muitas vezes o que ela faria poupar.
Os candidatos mais frequentes
São muitas vezes os mesmos: os lembretes de faturas, a atualização do CRM a partir de um formulário, as notificações à pessoa certa na hora certa, a sincronização entre duas ferramentas que não comunicam, o relatório refeito à mão todas as segundas-feiras.
Estes fluxos têm um ponto em comum: um acionador claro, regras que se podem escrever e um resultado que se pode verificar.
O que é melhor deixar a uma pessoa
Uma decisão de grande impacto, uma exceção, uma conversa delicada com um cliente. A automação pode preparar o processo e alertar a pessoa certa, mas é ela quem decide. Manter uma pessoa no circuito não é sinal de fraqueza: é o que torna o sistema digno de confiança.
Por onde começar
Um único fluxo, aquele que consome mais tempo ou gera mais erros. Ligamos primeiro as ferramentas que já existem, por API e webhooks, antes de pensar em acrescentar outra. Cada execução deixa um registo, para saber o que aconteceu e corrigir depressa.
Quando este primeiro fluxo funciona e a equipa o adotou, o seguinte torna-se uma decisão fácil.