Contactez-moi
Études de cas Système de référence

Relances de factures automatisées

Les factures en retard se relancent seules, avec le bon ton, et l'équipe est prévenue.

Pour
PME et opérations, Agences et cabinets
Offre
Automate + AI
Survolez ou touchez un bloc pour voir son rôle dans le système.

Système de référence : un besoin que je rencontre souvent, documenté avec l'architecture exacte que je mettrais en place. Les autres réalisations clients se présentent en rendez-vous.

01Problème

Chaque semaine, quelqu'un ouvre la liste des factures, repère les retards, retrouve le bon contact, écrit une relance et met à jour un tableur.

C'est répétitif, oublié dès que la charge monte, et la trésorerie en paie le prix.

02Contexte

Utilisateurs
Comptabilité, direction et chargés de compte.
Processus existant
Export du logiciel de facturation, tri manuel, e-mails un par un, suivi dans un tableur.
Contraintes
Ne pas changer de logiciel de facturation, un ton adapté à chaque client, pouvoir suspendre une relance à tout moment.
Outils en place
  • Logiciel de facturation
  • Tableur
  • Messagerie
  • Slack

03Solution

Un workflow n8n déclenché par le logiciel de facturation. Il filtre les échéances dépassées, récupère le contexte du client dans Supabase, fait rédiger une relance courtoise par l'IA selon l'historique, l'envoie et prévient l'équipe.

Chaque exécution est journalisée.

Pourquoi cette approche. Automatiser la relance, pas la relation : les cas sensibles sont signalés à un humain au lieu d’être relancés.

04Architecture

Entrée

  • Facturation Le logiciel de facturation signale chaque échéance par webhook, ou une lecture planifiée de son API.

Automatisation

  • n8n · filtres Ne garde que les factures en retard, écarte les clients marqués « sensibles » et les montants hors règles.

Données

  • Supabase Contexte client : contact de facturation, historique des relances, ton à adopter.

IA

  • Claude Rédige une relance adaptée à l’historique et au niveau de retard, sans jamais inventer de montant.

Sortie

  • E-mail La relance part depuis l’adresse de l’entreprise, au contact de facturation.
  • Slack L’équipe est prévenue, et les cas sensibles lui sont remontés au lieu d’être relancés.

Interface

  • Rapport Un rapport hebdomadaire des encours et des relances envoyées.

05Fonctionnalités

  • Déclenchement automatiqueChaque échéance dépassée lance le workflow, sans export ni tri manuel.
  • Filtres métiersMontant, ancienneté, client sensible : les règles sont celles de votre entreprise.
  • Relance rédigée selon l'historiqueLe ton évolue avec le retard et la relation, jamais de modèle unique.
  • Escalade vers un humainLes situations délicates sont remontées à la bonne personne, pas relancées.
  • Journal d'exécutionChaque relance est tracée : qui, quand, quel contenu.
  • Rapport des encoursUne vue hebdomadaire de ce qui reste dû et de ce qui a été relancé.

06Résultat visé

  • Plus aucune relance oubliée.
  • Un temps hebdomadaire consacré aux relances proche de zéro.
  • Une vision claire des encours.

Comment on le mesure

  • Relances envoyées sans intervention
  • Délai moyen de paiement
  • Temps passé chaque semaine sur les relances

07Ce que je fais

  1. Cartographie du processus actuel
  2. Conception du workflow
  3. Intégration API facturation
  4. Prompts IA et règles de sécurité
  5. Notifications
  6. Mise en production et documentation

Essayez-le.

Une version fonctionnelle du système, avec des données d'exemple. Rien n'est filmé : tout tourne dans votre navigateur.

Workflow · Relances factures Simulation

0 exécution(s)

    Étude suivante Portail client avec rôles

    Un système comme celui-ci, pour votre activité ?

    Contactez-moi Toutes les études de cas