Back-office de operaciones a medida
La herramienta interna que sigue su proceso real, en lugar de obligarle a adaptarse al de un software estándar.
Sistema de referencia: una necesidad con la que me encuentro a menudo, documentada con la arquitectura exacta que pondría en marcha. Los demás trabajos para clientes se presentan en una reunión.
01Problema
El equipo gestiona intervenciones, expedientes o pedidos entre varias hojas de cálculo y un software estándar que no encaja.
Estados que se esquivan, campos usados para otra cosa, información introducida dos veces: el software se ha convertido en un obstáculo.
02Contexto
- Usuarios
- Equipo de campo, responsables, dirección.
- Proceso actual
- Una hoja de cálculo central, un software estándar usado a medias, mensajes para tapar los huecos.
- Restricciones
- Una adopción inmediata, un uso móvil sobre el terreno, permisos distintos según el rol.
- Herramientas actuales
- Hojas de cálculo
- Software estándar
03Solución
Un back-office construido en torno a los objetos y los estados reales del equipo, con una vista de campo en el móvil, una vista de responsables para planificar y automatizaciones que se activan con los cambios de estado.
Por qué este enfoque. Cuando el proceso es lo que diferencia a la empresa, es la herramienta la que debe adaptarse, no el equipo.
04Arquitectura
Interfaz
- Vista de campo En el móvil: la lista del día, un estado en un gesto, fotos y notas.
- Vista de responsables Planificación, asignación, seguimiento de los retrasos.
Datos
- Supabase Objetos, estados y roles calcados del proceso real, con historial.
Automatización
- n8n Con cada cambio de estado: notificación, siguiente tarea, actualización de los sistemas vinculados.
Salida
- Notificaciones El mensaje adecuado a la persona adecuada, en el momento adecuado.
- Contabilidad Exportación o sincronización con la herramienta contable.
05Funcionalidades
- Objetos y estados a medidaLas palabras, las etapas y las reglas del equipo, no las de un proveedor de software.
- Vista de campo en el móvilPensada para usarse de pie, en dos gestos.
- Vista de responsablesPlanificar, asignar, detectar los bloqueos.
- Permisos por rolCada uno ve y modifica lo que le corresponde.
- Automatizaciones por cambio de estadoEl resto del proceso se activa solo.
- Historial completoQuién hizo qué y cuándo: trazabilidad sin esfuerzo.
06Resultado buscado
- Se acabaron las hojas de cálculo paralelas.
- Estados siempre actualizados.
- Una adopción real por parte del equipo de campo.
Cómo se mide
- Número de herramientas sustituidas
- Plazo por etapa del proceso
- Tasa de uso sobre el terreno
07Lo que hago
- Talleres sobre el proceso real
- Modelo de datos
- UX de campo y de responsables
- Desarrollo
- Automatizaciones
- Despliegue y acompañamiento